Muitos processos internos exigiam uma burocracia nada vantajosa para a empresa, mas isso ficou no passado.
Imprimir documento, assinar, protocolar em 2 vias, entregar, guardar no almoxarifado… Existem muitas vantagens com a assinatura eletrônica e a digitalização de documentos.
Assinatura eletrônica
Como o próprio nome diz, entre as vantagens da assinatura eletrônica está a possibilidade de validar processos de forma digital. Em situações de homeoffice, por exemplo, fica mais simples dar continuidade em processos que exigem uma assinatura.
Isso pode acontecer de diversas formas. Uma delas é, através de um software (link para Soluções e Cases), a validação através de um login e senha. Outra maneira é validar uma operação que somente um usuário tem permissão para tal.
Isso é feito de forma criptografada, portanto, esses dados estarão seguros enquanto colhe uma assinatura de forma ágil.
Ecologicamente correto
Estamos cada vez mais em alerta para os problemas ecológicos de nosso planeta. O e-book tem ganhado cada vez mais espaço no mercado. Empresas passaram a diminuir o consumo de plástico, trocando copos descartáveis por copos de vidro, por exemplo.
Não só isso, o uso de material de limpeza também tem grande impacto na poluição dos rios, e se preocupam em optar por produtos de base vegetal e recicláveis.
Algumas empresas ainda utilizam muito papel reciclável, como uma maneira de diminuir o impacto de lixo no planeta, mas ainda sim esse papel gera poluição. Contar um a assinatura eletrônica diminui o lixo a nível zero!
Alguns serviços e produtos ainda precisam de nota fiscal impressa para transporte. Mas com as inovações, logo isso também ficará no passado. Os entregadores passarão a ter esse documento em forma de aplicativo, que valerão como documento para fiscalização e também coletor de assinatura digital.
Mais espaço, mais organização!
O que fazer com os papeis do almoxarifado? Estamos cada vez mais próximos de um mundo empresarial digital. Todos os documentos e contratos da sua empresa podem ser digitalizados de forma que você tenha acesso a eles de forma prática.
Assim, quando precisar consultar algum desses documentos, basta entrar no sistema e fazer a busca. Ou então, se precisar do documento físico, esse software pode identificar exatamente em qual local do almoxarifado ele está. Essa gestão documental tem facilitado muito a vida dos empresários e funcionários!
Como o espaço digital, com servidores em nuvem não ocupa espaço físico nem limites, isso passa a ser mais uma vantagem. Aos poucos, aquela sala só de documentos pode se tornar um espaço muito mais útil para sua empresa.
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