O Excel é uma ferramenta tão versátil que permite a construção de planilhas simples, para ser um banco de dados, até relatórios avançados de business intelligence. Mas então, como saber se deve usar o Excel ou software?
Excel
É uma ferramenta tão poderosa que, comumente, é usada para a criação de softwares de gestão.
- Armazena dados com colunas tipadas (valores, datas, etc.).
- Análise dinâmica através de tabelas dinâmicas.
- Gráficos.
- Consumir dados de BI.
- Lógicas: Com ( what if ) é possível criar cenários para projeções de situações.
Na teoria, o Excel parece perfeito! Então, qual é a vantagem de contratar um software?
Software
A palavra “sistema” vem de sistematizar. A versatilidade do Excel passa a “atrapalhar” – mais do que ajudar – em alguns casos. E é nesse ponto que o sistema vem para substituir o Excel, ou complementar de forma que fique mais acessível e à prova de erros.
- Armazena dados: à medida que a operação cresce e fica complexa, o excel passa a não ser prático. A possível falta de padronização de classificações, por exemplo, dificultará uma análise futura. O software não permite erros de digitação pelo usuário. Em um campo de valor, por exemplo, ele barra um caractere que não é numeral.
- É possível “esbarrar” em alguma célula enquanto você navega pela sua planilha de dados, apagando o dado e alterando-o para sempre. No software isso é impossível acontecer.
- Os softwares possuem backups dos dados. Portanto, é eliminado o risco de algum “incidente” (como alguém sobrescrever a planilha com uma versão mais antiga, ou apagar algumas linhas).
- Agilidades como automatizações e integrações bancárias, para que você faça os lançamentos apenas em uma plataforma (ao invés de lançar no sistema e no internet banking, por exemplo).
- Imagine que você está usando o Excel para fazer seu faturamento: é possível esquecer um “0” e faturar R$100,00 ao invés de R$1.000,00 ou mesmo simplesmente pular uma linha quando você foi interrompido por algum fator externo. O software não erra nem esquece.
Em resumo, o Excel é uma ótima ferramenta. Afinal, ter “algum dado” é melhor do que “nenhum dado”. Especialmente nos estágios iniciais, ele deverá ser mais do que suficiente para sua empresa. Mas, se o seu negócio está ativo há pelo menos 6 meses, e você já consegue enxergar um padrão na sua operação, é hora de investir em um sistema que agilize seu back office.
Isso permitirá que você mantenha seu foco no negócio, e tenha dados importantes sempre à mão – como fluxo de caixa, necessidade de capital de giro, DRE e etc. Além disso, conforme sua empresa for crescendo, você pode adicionar ou editar funcionalidades dentro do seu software. Essa é uma das especialidades da Open Data. Entre em contato!