Seja anual, periódico ou rotativo, o inventário é uma etapa importante na gestão logística. Podemos dizer que ele é a prova de que todo processo do armazém está funcionando perfeitamente. Mas, como fazer o inventário de estoque?
Rotina
Inventariar um armazém ou uma empresa é, basicamente, listar todos os bens e produtos ali presentes. Como, por exemplo, fazer a contagem e conferência de quantos computadores existem em um escritório. Assim, pode-se conferir que a quantidade comprada ainda está ali, ou não. Quando falamos de um armazém que recebe e expede uma quantidade razoável de produtos mensalmente, o inventário é uma rotina essencial no processo logístico. É através do inventário que o gestor consegue controlar seu negócio, evitando perdas de mercadoria, furtos ou desvios. Sendo assim, para maior confiabilidade e segurança da empresa e clientes, foi criado uma norma para a realização do inventário.
Passo a passo
Vamos para a prática! Como fazer o inventário de estoque?
Planejamento
Crie uma rotina e encontre o melhor tipo de inventário para sua empresa. Defina se será feito a cada três meses ou duas vezes ao ano, por exemplo. Dependendo do tamanho do seu armazém, deve ser feito semanalmente ou mensalmente. Tenha esse planejamento bem definido e siga à risca.
Identificação
Certifique-se que seu armazém está catalogado. Todas as ruas e posições devem conter uma identificação, assim como os produtos com suas devidas etiquetas. Nesse momento percebemos como a tecnologia precisa andar de mãos dadas com a logística. Um software WMS guardará de forma segura as informações fiscais do que deveria conter em seu armazém, em cada posição. Assim, no inventário, será possível identificar exatamente onde está o erro físico, caso haja.
Contagem
Defina quem serão os analistas responsáveis pela 1ª contagem. Você pode dividir seu armazém de forma que os analistas realizem a contagem individualmente ou em duplas. O software CLIF conta com um aplicativo próprio que captura o QRCode do produto através de um simples smartphone, dispensando o uso de coletores para a contagem. Conforme o inventário é realizado, o gestor consegue verificar, em tempo real, o progresso dos analistas no armazém.
Recontagem
A 2ª contagem ou recontagem existe para o caso da 1ª contagem física não bater com os dados do sistema. Por maior que seja a ajuda da tecnologia, esse processo é conduzido por humanos, e é natural que aconteçam erros na primeira contagem. Se o resultado da 2ª contagem for igual ao da 1ª contagem, essa fica sendo como a contagem conclusiva. Caso o resultado seja diferente, é necessário partir para a 3ª e última contagem.
Análise e conclusão
Com a ajuda do WMS é possível emitir um relatório logo após o término do inventário. Dessa forma, serão apontados todos os itens físicos que estão de acordo e desacordo com o sistema.
Estamos no final do ano, e esse é um período em que, independente do tamanho da sua empresa, o inventário se faz necessário. Aproveite para analisar e comparar os dados com o último inventário realizado. Está satisfeito com o resultado? Procure identificar o que pode ser melhorado dentro do seu processo. A tecnologia auxilia demais esse controle. Está satisfeito com o WMS (Software de gestão de estoque) da sua empresa? Converse com a Open Data!